Bądź gotowy! Rozporządzenie Ministra Zdrowa wchodzi w życie już w 2025r. 

Warunki przechowywania dokumentów archiwalnych mają bezpośredni wpływ na ich trwałość i bezpieczeństwo. Nadmierna wilgotność powoduje rozwój pleśni i grzybów, które mogą nie tylko uszkodzić papier, ale także wywołać nieprzyjemny, trudny do usunięcia zapach. Z kolei zbyt niska wilgotność wysusza dokumenty, czyniąc je kruchymi i podatnymi na uszkodzenia mechaniczne. Wysoka temperatura przyspiesza proces starzenia się materiałów, a gwałtowne wahania temperatury i wilgotności dodatkowo zwiększają ryzyko degradacji. 

Standardy przechowywania w archiwach wskazują, że idealna temperatura powinna być utrzymywana w zakresie 14–20 °C 
(wg rozp.), a wilgotność względna powietrza w granicach 45–60 % (wg rozp.). Utrzymanie tych parametrów jest nie tylko zaleceniem, ale koniecznością, by chronić cenne zasoby przed nieodwracalnymi uszkodzeniami, wynikającą wprost
z Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej
i płacowej pracodawców. 

Również w kontekście ISO 27001, nie można zapominać o wymaganiach dotyczących monitorowania temperatury
i wilgotności m.in. w archiwach, zapewniając, że pomieszczenia służące do przetwarzania i przechowywania informacji są chronione przed zagrożeniami środowiskowymi, takimi jak nieodpowiednia temperatura i wilgotność. 

Regulacje nakazują: 

• Monitorowanie warunków środowiskowych – organizacja powinna wdrożyć systemy monitorujące temperaturę  
  i wilgotność w miejscach przechowywania dokumentacji, aby zapobiegać ich uszkodzeniu lub utracie w wyniku niekorzystnych warunków.

• Natychmiastowa reakcja na przekroczenia parametrów – system powinien umożliwiać automatyczne powiadamianie 
  o przekroczeniu ustalonych progów temperatury i wilgotności, co pozwala na szybkie podjęcie działań zapobiegawczych. 

• Rejestracja i archiwizacja danych pomiarowych – organizacja powinna dokumentować i archiwizować dane dotyczące warunków środowiskowych, umożliwiając wykorzystanie danych podczas audytów oraz weryfikacji zgodności 
  z regulacjami prawnymi.

Wymagania Rozporządzenia dotyczące monitorowania temperatury i wilgotności odnoszą się zarówno do archiwów państwowych, jak i prywatnych przedsiębiorstw, w których przechowywane są dokumenty lub nośniki informacji podlegające ochronie. Standard ten nakłada na wszystkie organizacje – niezależnie od formy własności – obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków środowiskowych, by skutecznie chronić zasoby przed uszkodzeniem, utratą lub degradacją. 

System CoolSens® spełnia te wymagania, zapewniając: 

• automatyczny, ciągły pomiar temperatury i wilgotności w archiwach, 

• natychmiastowe powiadomienia o przekroczeniach parametrów, 

• bezpieczną archiwizację danych pomiarowych na potrzeby audytów i kontroli przechowywaną nawet do 10 lat, 

• zdalny dostęp do raportów i historii pomiarów, co ułatwia zarządzanie zarówno w dużych i rozległych archiwach, 
  jak i w mniejszych przedsiębiorstwach, 

• inwazyjny montaż pozbawiony okablowania.

Wdrożenie systemu CoolSens w archiwach państwowych i prywatnych umożliwia spełnienie wymagań Rozporządzenia oraz ISO 27001 w zakresie ochrony środowiskowej zasobów, niezależnie od wielkości i charakteru archiwum.