Gdy warunki przechowywania decydują o jakości
W magazynach, w których składowane są towary wrażliwe na warunki środowiskowe – takie jak żywność, farmaceutyki, kosmetyki czy elektronika – temperatura i wilgotność odgrywają zasadniczą rolę. Nie są to jedynie parametry techniczne, ale realne czynniki wpływające na trwałość, bezpieczeństwo i jakość produktów. Nawet krótkotrwałe odchylenia mogą prowadzić do strat finansowych, reklamacji i utraty zaufania klientów.
Z taką rzeczywistością mierzyła się firma logistyczna, zarządzająca kilkoma magazynami o łącznej powierzchni ponad 12 000 m². Przechowywano tam m.in. artykuły spożywcze, suplementy diety oraz kosmetyki naturalne – produkty wymagające stabilnych warunków przechowywania.
Punkt wyjścia: ręczna kontrola i brak pełnej wiedzy
Przed wdrożeniem systemu kontroli temperatury i wilgotności pomiary odbywały się w sposób tradycyjny. Pracownicy sprawdzali wskazania termometrów i higrometrów kilka razy dziennie i zapisywali wyniki w zeszytach. Teoretycznie wszystko było pod kontrolą, jednak w praktyce pojawiały się luki. Pomiary nie były ciągłe, więc nie pokazywały, co działo się pomiędzy kolejnymi odczytami. Zdarzały się też błędy w zapisie, a w razie reklamacji trudno było jednoznacznie udowodnić, że warunki przez cały czas były prawidłowe.
Największe problemy, jakie wskazywał zespół, to:
- brak wiedzy o tym, co dzieje się w nocy i w weekendy,
- trudność w szybkim wykryciu nagłych skoków temperatury,
- czasochłonne przygotowywanie dokumentacji dla klientów.
Decyzja o wdrożeniu CoolSens
Po analizie dostępnych rozwiązań systemu, który miałby zapobiec kolejnym nieprawidłowościom, i który wyręczyłby pracowników ze żmudnej pracy, wybrano system CoolSens – bezprzewodowy monitoring temperatury i wilgotności, umożliwiający ciągły pomiar oraz zdalny dostęp do danych. Celem było wdrożenie nowej technologii dla samej innowacji, jak i uporządkowanie procesu kontroli warunków i zwiększenie bezpieczeństwa towarów.
Wdrożenie zaplanowano tak, aby nie zakłócić pracy magazynu. Czujniki zamontowano w różnych strefach, uwzględniając specyfikę przechowywanych produktów, m.in.:
- w strefach chłodniczych,
- w magazynach suchych,
- w pobliżu bram załadunkowych.
Pracownicy przeszli krótkie wprowadzenie, po którym mogli samodzielnie korzystać z systemu i panelu online.
Pierwsze wnioski z danych
Już po kilku dniach korzystania z CoolSens pojawiły się pierwsze zaskoczenia. System ujawnił krótkotrwałe, ale regularne skoki temperatury w nocy, kiedy odbywały się dostawy. Wcześniej nikt nie zdawał sobie z tego sprawy, ponieważ ręczne pomiary nie obejmowały tych godzin.
Dzięki ciągłemu rejestrowaniu danych firma mogła dokładnie zobaczyć, kiedy i w jakich sytuacjach dochodzi do odchyleń. Umożliwiło to wprowadzenie drobnych zmian organizacyjnych, takich jak:
- lepsza koordynacja rozładunków,
- skrócenie czasu otwarcia bram,
- dopasowanie harmonogramów pracy.
Efekt był widoczny bardzo szybko – warunki w magazynie stały się stabilniejsze.
Mniej stresu, więcej kontroli
Dla pracowników największą zmianą było odejście od ręcznego zapisywania pomiarów. System sam zbierał dane i zapisywał je w historii portalu w bezpiecznej chmurze, a w razie przekroczenia ustalonych progów wysyłał powiadomienia. Oznaczało to, że nie trzeba było „pilnować zegarka”, żeby wykonać kolejny odczyt. Wystarczyło reagować wtedy, gdy naprawdę coś się działo, o czym informowały powiadomienia i alarmy z systemu.
Najczęściej wymieniane korzyści przez zespół to:
- mniej rutynowych obowiązków,
- większe poczucie kontroli nad sytuacją,
- mniejszy stres związany z odpowiedzialnością za jakość.
Realne efekty po kilku miesiącach
Po około trzech miesiącach od wdrożenia firma zauważyła wyraźną poprawę. Spadła liczba reklamacji dotyczących jakości towarów, a przypadki wycofywania produktów z powodu podejrzenia złych warunków przechowywania stały się rzadkością. Audyty jakościowe przebiegały sprawniej, bo dokumentacja była kompletna i dostępna za kilkoma kliknięciami myszki. Najbardziej odczuwalne zmiany jakie zaobserwowano to: stabilniejsze warunki w magazynach, mniej strat towarów oraz krótszy czas tworzenia raportów podczas kontroli i audytów.
Wartość dodana dla klientów
CoolSens stał się również elementem oferty firmy. Informacja o ciągłym monitoringu temperatury i wilgotności pojawiła się w materiałach handlowych. Dla wielu klientów była to konkretna wartość – mogli otrzymać raport z całego okresu przechowywania i mieć pewność, że ich towar był traktowany zgodnie z wymaganiami.
Klienci najczęściej doceniali:
- możliwość wglądu w historię warunków,
- większą przejrzystość współpracy,
- poczucie bezpieczeństwa.
Niektórzy kontrahenci przyznali, że właśnie ten element przesądził o wyborze omawianej firmy jako partnera logistycznego.
Technologia z ludzką twarzą
Historia wdrożenia CoolSens potwierdza, że nowoczesne rozwiązania nie muszą być skomplikowane. System nie zastąpił pracowników – on ich wsparł. Zdjął z nich część rutynowych obowiązków i pozwolił skupić się na tym, co naprawdę ważne – dbaniu o jakość i bezpieczeństwo towarów.
Ten przykład pokazuje, że technologia w logistyce może mieć bardzo ludzki wymiar. Może dawać spokój, pewność i poczucie, że nad ważnymi sprawami ktoś – lub coś – czuwa przez całą dobę.
Wdrożenie monitoringu temperatury i wilgotności CoolSens w magazynach było odpowiedzią na konkretne potrzeby. Firma zyskała lepszą kontrolę nad warunkami przechowywania, większe bezpieczeństwo towarów oraz większe zaufanie klientów. Jednocześnie poprawił się komfort pracy zespołu.
Nawet pozornie prosta zmiana może przynieść duży efekt. Czasem nie chodzi o rewolucję, ale o mądre wsparcie codziennej pracy – takie, które naprawdę robi różnicę.
